Отсутствие электронной транспортной накладной само по себе не лишает компанию права учесть расходы на перевозку при расчёте налога на прибыль. Но это не означает, что после обязательного перехода на ЭТрН можно продолжать работать с бумажными документами без последствий.

Разбираемся, когда расходы могут принять, какие документы потребуются и почему бумажная накладная остаётся налоговым риском.

Что разъяснила ФНС

Если вместо обязательной ЭТрН компания оформила бумажную транспортную накладную, это само по себе не является основанием для автоматического исключения расходов на перевозку.

Для налоговой важна не только форма одного документа, но и реальность всей хозяйственной операции:

• действительно ли перевозился груз;
• был ли заключён договор;
• оказана ли и оплачена услуга;
• можно ли проследить маршрут и участников перевозки;
• согласуются ли представленные документы между собой.

Если перевозка действительно состоялась и компания может это доказать, расходы могут быть учтены при расчёте налога на прибыль.

Почему расходы не снимают автоматически

Согласно статье 252 Налогового кодекса РФ, расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными. При этом Налоговый кодекс не устанавливает закрытого перечня документов для подтверждения затрат.

Минфин в письме от 06.09.2021 № 03-03-06/1/71952  указал, что нарушение требований отраслевого законодательства само по себе не может быть основанием для непризнания расходов. Инспекция должна оценивать всю совокупность представленных документов.

Кроме того, пункт 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26 устанавливает: отсутствие, неправильное оформление или утрата транспортной накладной сами по себе не означают, что договор перевозки не был заключён или является недействительным. Наличие договорных отношений можно подтверждать другими доказательствами.

Какие документы помогут подтвердить перевозку

Если ЭТрН отсутствует, компании потребуется собрать максимально полный комплект документов. В него могут входить:

• договор перевозки и заявка на конкретный рейс;
• бумажная транспортная накладная;
• акт оказанных услуг или УПД;
• счёт-фактура и платёжные документы;
• путевой лист;
• документы на отгрузку и приёмку товара;
• складские документы и переписка с перевозчиком;
• другие документы, подтверждающие маршрут, груз и факт доставки.

Бумажная накладная в такой ситуации может стать одним из доказательств перевозки, но не заменяет обязательную ЭТрН.

В чем остается риск

С 1 сентября 2026 года транспортные накладные для большинства коммерческих грузоперевозок должны оформляться в электронном виде и передаваться в ГИС ЭПД.

Использование бумажного документа вне предусмотренных законом исключений остаётся нарушением транспортного законодательства. Для налоговой это может стать маркером риска и поводом проверить сделку подробнее.

Инспекция может:

• запросить дополнительные документы и пояснения;
• сопоставить сведения у участников перевозки;
• провести встречную проверку перевозчика или заказчика;
• проверить реальность доставки и расчётов;
• оценить, не прикрывают ли документы фиктивную операцию.

Поэтому отсутствие ЭТрН не означает автоматического снятия расходов, но увеличивает объём доказательств, которые придётся предоставить бухгалтерии. Если подтвердить реальность перевозки не получится, расходы могут исключить из налоговой базы.

Когда бумажная накладная разрешена

Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262  предусматривает восемь случаев, когда транспортную накладную можно законно оформить на бумаге:

• перевозка грузов военного назначения, когда Минобороны выступает грузоотправителем или грузополучателем;
• участие иностранного юридического лица, сведения о котором не включены в реестр аккредитованных филиалов и представительств;
• каботажные перевозки иностранных перевозчиков, зарегистрированных в государстве ЕАЭС;
• перевозка для личных, семейных или домашних нужд физического лица;
• технический сбой, который привёл к невозможности отправить документ и зафиксирован государственной системой обнаружения компьютерных атак;
• отсутствие доступа к интернету;
• совпадение грузоотправителя и грузополучателя;
• перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.

В остальных случаях бумажный документ не считается полноценной заменой ЭТрН.

Что это означает для бизнеса

Разъяснение ФНС защищает компанию от формального подхода: расходы не должны исключать только из-за отсутствия одного электронного документа.

Однако воспринимать эту позицию как разрешение продолжать работу на бумаге не стоит. Компании всё равно придётся доказывать реальность каждой перевозки, отвечать на запросы инспекции и собирать расширенный комплект документов.

Безопаснее оформлять ЭТрН сразу: в ней фиксируются участники, груз, транспорт, маршрут, приёмка и передача груза. Это упрощает подтверждение расходов и снижает вероятность дополнительных вопросов при налоговой проверке.

Как подключить ЭТрН

В сервисах ТПК «Экспресс-карт» можно оформлять, подписывать и хранить электронные транспортные накладные в режиме единого окна. Решение доступно в веб-версии и не требует сложного внедрения. Подключение к ИС ЭПД и обмен документами через ГИС ЭПД проводятся с сопровождением специалистов.