Топливная Процессинговая Компания “ЭКСПРЕСС-КАРТ”

8-495-748-14-08 (многоканальный)
8-800-777-14-97 (помощь на АЗС 24 часа)

Вопрос-Ответ

  • 1. Коммерческий отдел — komdirect@expcard.ru
  • 2. Клиентский отдел — kl@expcard.ru
  • 3. Доставка топлива — naliv@expcard.ru
  • 4. Техническая поддержка — tpkadmin@expcard.ru

— Для оформления топливной карты необходимо позвонить нам в офис продаж по номеру телефона: 8495-748-14-08или обратиться в наш офис продаж и заключить договор.

— Все отчетные документы (счет-фактура, накладная, акт сверки, отчет о транзакциях) гарантированно формируются с 05 по 10 число следующего за отчетным месяцем, далее отправляются на эл.почту клиенту, а также в личный кабинет клиента. На Бумажном носителе клиент может получить в нашем офисе по адресу: г.Москва, Дмитровское шоссе д. 157 стр.2, 2 этаж. После 20-го числа следующего за отчетным месяцем производится отправка корреспонденции согласно Договора. Компании, которые уже подключились к системе «Диадок» получают документы с использованием электронного документа оборота и цифровой подписи. Подключайтесь к электронному документообороту «Диадок» https://www.diadoc.ru/?from=general-banner

При заправке с использованием топливной карты требуется получение только терминального чека, т.к. топливная карта это средство учета и подтверждения возможности осуществления отпуска товаров и услуг юридическому лицу или его представителю по договору. Терминальный чек, в свою очередь, носит характер информационного документа и не является кассовым чеком или первичным бухгалтерским документом*.

Учёт товаров, приобретаемых на сетях АЗС по топливным картам, ведётся во всех организациях (включая бюджетные) на нижеследующих основаниях:

 

  • приобретение товара: товарная накладная (является первичным бухгалтерским документом, определяет количество и стоимость товара поставленного за календарный месяц с использованием топливных карт), отчёт держателя топливной карты (не является первичным бухгалтерским документом, детализирует все операции, совершенные с использованием топливных карт за календарный месяц), терминальный чек (подтверждает количество выбранного покупателем товара на АЗС/АЗК с использованием топливной карты за одну операцию с использованием топливной карты).

 

  • списание ГСМ: путевые листы. Для подтверждения количества товара к путевым листам можно приложить отчёт держателя топливной карты и (или) терминальные чеки. Необходимость при этом прикладывать нулевые кассовые чеки отсутствует, как на законодательном уровне, так и с практической точки зрения.


Заявку на выпуск карт можно скачать в разделе «Топливная карта» или по этой ссылке: http://files.expcard.ru/sitedocs/Zayvka_na_vipusk_kart.doc

— Заявку на выпуск карт можно скачать в разделе «Топливная карта» или по этой ссылке: http://files.expcard.ru/sitedocs/Zayvka_na_vipusk_kart.doc

Вопрос от организации:
-Наша организация приобрела в лизинг два а/м. Для заправки ТС нами был заключен договор с компанией ,которая по акту приема-передачи передала нам карты для заправки на АЗС. Карты с нулевой стоимостью , после использования эти карты мы должны вернуть поставщику (согл. дог.) Прошу дать консультацию по учету топливных карт , передачи их сотрудникам, учет ГСМ и какие документы необходимо иметь для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения доходов.
Ответ:
Бухгалтерский учет

Учет топливных карт

Топливная карта представляет собой микропроцессорную небанковскую пластиковую карту, содержащую техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах, в пределах которых покупатель вправе приобрести топливо на АЗС поставщика (в литрах или рублях).
При отпуске топлива по топливной карте через терминал для приема топливных карт фиксируется операция по отпуску топлива по данной карте. При этом на стоимость отпущенного топлива уменьшается оставшийся лимит отпуска топлива по карте.

В рассматриваемом случае в соответствии с договором поставщик топлива предоставляет топливные карты без дополнительной оплаты их стоимости.
В то же время, на наш взгляд, эти карты не могут считаться полученными безвозмездно, поскольку они передаются поставщиком топлива в соответствии с заключенным с ним договором на поставку топлива с использованием топливных карт и их передача является необходимым условием заключенного с поставщиком договора. Особого порядка оценки (определения стоимости) имущества, полученного по подобным сделкам, нормативными документами, регулирующими бухгалтерский учет, не установлено.

В силу пункта 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерскому учету, а также Международных стандартов финансовой отчетности.
Следовательно, на наш взгляд, порядок учета топливных карт Организация вправе разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Как следует из вопроса, в соответствии с договором топливная карта является собственностью топливной компании, т.е. передается Организации в пользование на время действия договора. Соответственно, поскольку право собственности на карту не переходит к Организации и у нее отсутствует стоимость, по нашему мнению, ее получение не отражается в бухгалтерском учете.

В целях учета выданных пластиковых топливных карт организации целесообразно вести специальный Журнал учета приема и выдачи топливных карт, в котором будут указываться данные водителей, которым выдаются пластиковые карты.

Кроме того, учет топливных карт может быть организован на забалансовом счете, например 012 «Топливные карты», в условной оценке.
Также, по нашему мнению, в этом случае допустимо применение забалансового счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

При этом аналитический учет возможно вести в разрезе каждой карты по номеру либо закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем.

Списание карты с забалансового учета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

— Учет приобретения топлива по топливным картам

Как правило, особенностью данного способа приобретения топлива является то, что организация должна уплачивать денежные средства топливной компании авансом.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов оплата счетов поставщиков за приобретаемые материальные ценности по безналичному расчету отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета».

После каждой операции с топливной картой покупателю выдается чек терминала, на котором указываются дата и время операции, номер карты, номер терминала, количество и ассортимент приобретенного топлива, справочная информация о цене и стоимости топлива (пункт 35 Технических требований к контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами).
По окончании месяца поставщик выставляет организации-покупателю установленные договором документы на поставленное топливо (как правило, это накладные, акты сверки, счета-фактуры).

В общем случае (если иное не установлено договором) право собственности на бензин переходит к организации в момент фактического получения бензина, соответственно обязательства сторон по такому договору будут считаться исполненными только после заправки бензина в бензобак автомобиля лицом — держателем топливной карты.

Приобретенное топливо принимается к учету в составе материально-производственных запасов (МПЗ) по фактической себестоимости, которой при приобретении МПЗ за плату признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (пункты 2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»).
Основанием для принятия топлива к учету являются отгрузочные документы, выставленные поставщиком по истечении отчетного периода. Для учета топлива применяется счет 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо» (Инструкция по применению Плана счетов).
Как указано выше, при фактической выборке бензина на АЗС по топливной карте ее держателю выдается терминальный чек, в котором указано количество топлива и дата. По этой дате можно определить переход права собственности на топливо. Однако представляется, что данный порядок будет достаточно затруднителен для Организации (в случае, если топливные карты использует большое количество сотрудников).
Соответственно, Организация может производить оприходование топлива на основании полученной от топливной компании отгрузочных документов, т.е. в конце месяца.

Стоимость принятого к учету топлива списывается в состав расходов на основании данных путевых листов, подтверждающих фактическое использование топлива при эксплуатации автомобиля (пункты 5, 6, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Документом, на основании которого в путевом листе отражается количество топлива, заправленного в конкретный автомобиль, является представляемый поставщиком реестр операций по топливной карте (если топливная карта закреплена за конкретным автомобилем).
В случае если топливная карта за конкретным автомобилем не закреплена, количество топлива, заправленного в автомобиль, определяется на основании чеков, выдаваемых электронным терминалом при приобретении топлива по топливной карте, которые должны прилагаться к представленным в бухгалтерию путевым листам.

Фактический расход топлива определяется на основании данных о пробеге автомобиля с применением норм расхода топлива, установленных для соответствующей марки автомобиля, если организация осуществляет нормирование данных расходов для целей бухгалтерского учета.

Списание фактической себестоимости использованного топлива на затраты, связанные с оказанием автотранспортных услуг, производится одним из методов, предусмотренных пунктом 16 ПБУ 5/01, закрепленным в учетной политике организации для данной группы МПЗ.

В соответствии с пунктом 7 ПБУ 10/99 расходы, связанные с приобретением топлива формируют расходы по обычным видам деятельности и учитываются на соответствующих счетах учета затрат.
Соответственно, стоимость топлива, фактически использованного за отчетный период (месяц), списывается со счета 10, субсчет 10-3, в дебет соответствующих счетов учета затрат (Инструкция по применению Плана счетов).

НДС

По общему правилу, сумму НДС, предъявленную продавцом, налогоплательщик имеет право принять к вычету, при одновременном выполнении следующих условий (подпункт 1 пункта 2 статьи 171, пункт 1 статьи 172 НК РФ):
— товар (работа, услуга, имущественное право) используется в операциях подлежащих налогообложению НДС,
— товар (работа, услуга, имущественное право) принят на учет,
— предъявлены первичные документы,
— предъявлен правильно оформленный счет-фактура от продавца.

При этом согласно пункту 12 статьи 171 НК РФ вычетам у налогоплательщика, перечислившего суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, подлежат суммы налога, предъявленные продавцом этих товаров (работ, услуг), имущественных прав.
В соответствии с пунктом 9 статьи 172 НК РФ вычеты сумм налога, указанных в пункте 12 статьи 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, документов, подтверждающих фактическое перечисление сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, при наличии договора, предусматривающего перечисление указанных сумм.

При этом в силу подпункта 3 пункта 3 статьи 170 НК РФ суммы налога, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам (работам, услугам), в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ, подлежат восстановлению налогоплательщиком в случае перечисления покупателем сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.
Восстановление сумм налога производится покупателем, в частности, в том налоговом периоде, в котором суммы налога по приобретенным товарам (работам, услугам), имущественным правам подлежат вычету в порядке, установленном НК РФ.
Восстановлению подлежат суммы налога в размере, ранее принятом к вычету в отношении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Соответственно, в случае выставления в конце отчетного периода поставщиком счета-фактуры на стоимость фактически приобретенного топлива в конце отчетного периода (месяца), на основании выставленного поставщиком счета-фактуры организация вновь производит налоговый вычет суммы предъявленного ей НДС в общем порядке.

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль, расходы на содержание служебного транспорта, в том числе, затраты на приобретение ГСМ, включаются в состав прочих расходов организации, при условии, что они соответствуют критериям статьи 252 НК РФ (подпункт 11 пункта 1 статьи 264, подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ).

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ одним из основных требований к расходам, учитываемым в целях исчисления налога на прибыль, является их документальное подтверждение.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

На наш взгляд, для обоснования расходов, связанных с оплатой ГСМ Организации необходимо документами подтвердить производственный характер расходов и их размер.
В общем случае, основанием для списания топлива в производственных целях являются путевые листы, поскольку в них указываются маршруты следования транспортного средства, а также количество израсходованного топлива.
Отметим, что о необходимости наличия путевых листов при расходовании топлива на служебном транспорте также указывалось в письмах Минфина РФ от 04.09.07 № 03-03-06/1/640, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 № 16-15/068679@.

Так, в письме от 30.06.2010 № 16-15/068679@ УФНС по г. Москве указала следующее:
«Топливные карты не имеют статуса кредитных или иных платежных карточек, эмитентом которых является кредитное учреждение, а используются как средство строгой отчетности, позволяющее держателю карты получить от лица покупателя определенное количество товара. Подобный вывод содержится в постановлениях ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 N А12-987/08-С22 и от 03.04.2008 N А12-16953/07-С22.
Топливная карта фиксирует объем приобретенного топлива в литрах и позволяет ее держателю заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, установленного в заявке организации-покупателя.
Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов).
Ежемесячно поставщик топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указывается, когда и сколько топлива приобретено (данные с заправок).
Расходы на содержание служебного автомобильного транспорта при условии их соответствия критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ учитываются в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
При этом затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей.
Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист.
Таким образом, учет в целях налогообложения прибыли расходов на приобретение топливной карты в момент ее приобретения либо заправки топлива в бак автомобиля на основании счета-фактуры, акта приема-передачи на проданное горючее, а также реестра операций по картам является неправомерным».

При оплате топлива топливными картами на АЗС выдаются терминальные чеки, подтверждающие количество и стоимость заправленного топлива. Соответственно, чеки с АЗС, по нашему мнению, также являются документальным подтверждением суммы понесенных расходов.

Также, на наш взгляд, дополнительным обоснованием расходов может являться трудовой договор с сотрудником, использующим топливную карту, из которого следует, что сотрудник выполняет функции водителя (или его работа носит разъездной характер).

Необходимо отметить, что НК РФ не установлена обязанность в отношении нормирования расходов на бензин.
Вместе с тем, по мнению фискальных органов обоснованность затрат на ГСМ необходимо определять с учетом норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утверждаемых Минтрансом России. В настоящий момент действуют нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.
Такое мнение было ранее высказано в письмах Минфина РФ от 03.09.10 № 03-03-06/2/57, от 22.06.10 № 03-03-06/4/61, от 14.01.2009 № 03-03-06/1/15, от 14.01.09 № 03-03-06/1/6, письмах УФНС РФ по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308, от 03.11.09 № 16-15/115253, от 13.10.09 № 16-15/107268.

Однако в Письме от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12 Минфин России указал следующее:
«…Вместе с тем при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 № АМ-23-р».

Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097.

Арбитражная практика по данному вопросу в настоящее время немногочисленна.

Вместе с тем, хотелось бы отметить, что в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011 (Определением ВАС РФ от 09.07.2012 N ВАС-8327/12 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) суд, согласившись с налоговым органом об экономической неоправданности расходов на ГСМ, указал, что в главе 25 НК РФ не предусмотрено нормирования расходов на ГСМ. Такие расходы могут учитываться в полном объеме при условии их соответствия требованиям статьи 252 НК РФ.
В Постановлении ФАС Московского округа от 25.09.2007, 28.09.2007 № КА-А41/9866-07 по делу № А41-К2-18913/05 суд указал, что нормирование расходов на приобретение ГСМ НК РФ в целях налогообложения прибыли не предусмотрено.

В Постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу № А09-3658/07-29 (Определением ВАС РФ от 14.08.2008 № 9586/08 по делу № А09-3658/07-29 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) суд указал, что нормирование расходов на приобретение ГСМ Налоговым кодексом РФ не предусмотрено, а Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (N Р3112194-0366-03), утвержденные Минтрансом России 29.04.2003, носят рекомендательный характер.

Учитывая изложенное, в случае, если Организация не будет производить нормирование данных расходов, мы не исключаем возникновение налоговых рисков, однако на наш взгляд, при соответствующем документальном подтверждении и экономической обоснованности, у нее будут существенные шансы отстоять свою позицию, в том числе, в судебном порядке.
_________________
[1] Например, если договором предусмотрена сумма, которую Организация должна будет заплатить топливной компании в случае утраты топливной карты, на наш взгляд, в качестве условной оценки может быть принята эта сумма.
[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.
[3] Утвержденных Решением ГМЭК от 10.11.1994 (Протокол № 14)
[4] При нормировании расхода на ГСМ как в целях бухгалтерского учета, так и в целях налогообложения автотранспортная организация может руководствоваться Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (п. п. 1, 3 Методических рекомендаций).
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода ГСМ не утверждены, при определении норм расхода топлива руководитель организации вправе ввести в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике. До принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, налогоплательщик может руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (п. 6 Методических рекомендаций, Письмо Минфина России от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67).
[5] Форма путевого листа для специализированных автотранспортных компаний утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Иные организации ее применять не обязаны. Кроме того, с 2013 года организации вправе утвердить формы первичных учетных документов соответствующим приказом руководителя (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Соответственно, форму путевого листа можно разработать самостоятельно с учетом реквизитов, предусмотренных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 №152, содержащим Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа.

— Для заказа топлива Вам необходимо связаться нашим специалистом по телефону: 8(495)-748-14-08 д. 210 или отправить заявку на эл.почту: naliv@expcard.ru

info@expcard.ru

г.Москва, Дмитровское шоссе, д. 157, стр2